E-captain brengt LAC en FAC bijeen

"Je moet goed begrijpen, het bestuur zit op het pluche en houdt de horizon in de gaten, het FLAC (Financiële & Leden Administratie Commissie) zit in de ruimte ernaast en doet de kaartenbak. Nou ja, een electronische kaartenbak dan. Het pakket e-Captain staat modulair borg voor de ledenadministratie van NAW tot afroeibevoegdheden en ook de contributie inning hoort daarbij." Met die gedachte kwam ik binnen. Ik sprak met scheidend LAC, nu FLAC coördinatrice Tonnie Bos-Jongerius en haar opvolgster Helen Wüst.

Tonnie

is met haar secretariële achtergrond zo'n 15 jaar geleden aan de ledenadministratie deel gaan nemen. Dat was en is gewoon haar ding. Gaandeweg heeft zij aan de wieg gestaan van veel verbeteringen. Grotendeels met behulp van tools als MS/Office. Omdat het aantal LAC'ers groeide kwam de coördinatie erbij. Mede daardoor is het geen saaie bureauklus maar krijg je er sociale contacten bij en zie je hoe achter de schermen zo'n club draaiende gehouden wordt.

Helen

vertelt dat haar aandacht in mei 2013 door een advertentie getrokken werd met "LAC vraagt Man". Zonder direct een transgender traject in te gaan bleek zij direct en goed inzetbaar. Ook zij geniet een administratieve achtergrond en na haar wissel naar de kinderverzorging was dit een kans thuis te blijven in haar oude domein .

Niet echt efficiënt

want, naast het LAC was er een andere groep vrijwilligers, het FAC. Zij deden de financiële kant van de ledenadministratie. Met name de contributie en andere heffingen. Dat betekende wel veel informatie dubbel vastleggen in vaak verschillende systemen, die niet met elkaar konden samenwerken. Los van de inefficiëntie zit er dan ook een gerede foutenkans in en vergt twee teams weer een extra afstemming. Dat kan beter!!!

Fuseren

was het toverwoord, maar dat kon pas na aanschaf van een alles omvattend pakket als e-Captain. En dat draait nu. De conversie van LAC en FAC is afgerond, de leden hebben een eigen account om hun gegevens te bewaken en binnenkort zit ook het afschrijfboek er in. En wat doen jullie dan nog? Eens per week op ENTER drukken? Dat had je gedroomd....... Het

FLAC

werkt om te beginnen in tweetallen. Vier ogen zien meer en we delen direct kennis. We hebben een rooster waardoor tenminste iedere veertien dagen het "bakje IN" geleegd wordt. Dat is het bevestigen van aangemaakte wijzigingen door de leden zelf, het beantwoorden van e-mails, het invoeren van nieuwe leden, het verzorgen van de contributie-incasso en alles wat daar bij hoort. Het journaal & grootboek met alle financiële transacties, b.v. de lonen, pacht, aan- en verkopen ligt gewoon bij de penningmeester. En we stemmen regelmatig af met Geert of Hans als er problemen zijn b.v. bij te laat opzeggen. De eindverantwoording blijft natuurlijk bij het bestuur.

Geduld

Wij zijn allemaal vrijwilligers met vaak een drukke baan, gezin en liefst ook nog zelf wat roeien. Dat FLAC'en doen we dus in een veertiendaags rooster. Dan kan het zo maar gebeuren dat je e-mail pas na 2 weken beantwoord wordt of je wijziging wordt doorgezet. Daarover mekkeren heeft dus geen zin. Geduld is een schone zaak.

En voor de toekomst

Ja, er blijven wensen. Eén ervan is het thuis kunnen werken verder uit te diepen en daarmee wekelijks te kunnen reageren. En een out-of-office bericht om die twee weken ongeduld te temmen. En we werken nog aan een sluitende werkinstructie en handleiding om een uniforme werkwijze, zeker bij nieuwkomers, te ondersteunen. Wel goed om te melden dat het systeem door Willem Groot wordt beheerd. Hij dekt alle technische zaken rond installatie, conversie en software af. Ook daar moeten we bij zijn mogelijk uit-de-lucht zijn een goede handleiding voor hebben.

Dames, dank voor kijkje achter de FLAC-schermen en heel veel succes.